제조사가 출고 가능하다고 하면 책임판매자는 무엇을 확인하나요?
지금 출고할 제조번호의 품질자료와 결과를 확인해야 합니다. 다른 생산분의 성적서나 구두 안내만으로 출고 판단을 대신하지 말고 부적합·미확인 제품을 구분해 관리하세요.
입고 목록의 제조번호와 성적서의 시료 정보를 대조하세요. 필요한 항목이 빠졌다면 추가 확인이 끝날 때까지 출고 상태를 분명히 표시합니다. 제조사의 통보와 책임판매자의 확인 기록을 남겨야 문제가 생긴 뒤 어떤 근거로 판매했는지 설명할 수 있습니다.
시험 완료와 출고 승인을 나누는 이유
출고 담당자는 시험성적서의 제품명만 보지 말고 제조번호, 검체 채취 시점과 적용 규격을 대조합니다. 같은 상품명으로 처방을 변경했다면 성적서와 라벨이 어느 버전에 해당하는지도 확인해야 합니다. 제조 기록, 시험 결과, 포장 검수와 보관 이력이 한 로트를 설명하도록 묶으세요. 합격 성적서가 있다는 이유로 누락된 검사나 표시 오류를 덮으면 고객에게 전달된 제품과 내부 품질 기록이 서로 다른 상태가 됩니다.
출고 관리표에는 승인 수량, 보류 수량, 보류 사유와 최종 승인자를 남깁니다. 판매 시스템에서도 보류 재고가 자동 주문 처리에 포함되지 않도록 분리하세요. 문제가 해결되면 수정된 라벨이나 추가 시험자료를 붙여 해제 사유를 기록하며 최초 오류 기록은 지우지 않습니다. 출고 후 이상이 발견되면 어느 거래처에 얼마가 납품됐는지 바로 확인할 수 있도록 출고번호와 제조번호를 연결하는 것이 품질 확인의 마지막 단계입니다.
등록·품질·표시에서 확인할 사항
성적서의 제조번호와 출고 제품을 대조하세요
제품 코드·제조번호·생산량을 성적서와 납품 명세에 연결합니다. 같은 제품의 이전 생산분 성적서가 새 생산분 자료로 섞이지 않았는지 확인합니다.
검사 항목과 적합 여부를 확인하세요
성적서에 적합이라고 적혀 있어도 출고 제품에 필요한 항목을 모두 확인한 자료인지 살펴봐야 합니다. 제품명과 제조번호, 시험항목과 기준을 의뢰서·품질관리 자료에 대조하세요. 다른 생산분의 성적서가 첨부됐거나 필요한 결과가 아직 없다면 그 사유가 해결될 때까지 일반 출고 재고와 구분해 관리합니다.
확인되지 않은 제품은 출고 가능한 재고와 나누세요
성적서를 아직 받지 못한 제품과 시험 부적합 제품, 라벨 정보가 다른 제품은 정상 출고 상태와 구분해야 합니다. 창고 위치와 시스템 상태를 함께 표시하고 출고 보류를 누가 해제할지 정하세요. 확인이 끝났다는 사실이 물류 담당자에게 전달되지 않거나 반대로 보류 안내가 누락되면 잘못된 제품이 배송될 수 있습니다. 해제 시점과 근거자료를 기록해 출고 판단을 나중에도 확인할 수 있게 합니다.
제조사·시험기관에 요청할 자료
| 준비 자료 | 확인할 내용 |
|---|---|
| 생산·납품 목록 | 제조번호와 수량 일치 |
| 시험·규격 자료 | 적용 기준과 결과 대조 |
| 출고 승인 기록 | 보류 사유와 해제 담당자 |
제품 준비와 등록의 진행 순서
- 제조번호별 자료 수령 목록을 만듭니다.
- 규격·시험 결과와 실제 포장 상태를 확인합니다.
- 적합·보류·추가 확인을 구분해 기록하고 승인된 물량만 출고로 연결합니다.
실제 업무에 적용할 때 확인할 점
자주 발생하는 실수
시험 누락을 납기 때문에 사후 확인으로 돌리는 것이 문제입니다. 성적서 파일명을 바꾸는 것만으로 제조번호 불일치가 해결되지 않으며 자료 정정도 원발행자에게 요청해야 합니다.